Escritórios feitos por medida

Ainda não se tinha visto nada assim. No início do século XX, a Larkin Company, empresa de vendas por correspondência norte-americana, pediu a Frank Loyd Wright para desenhar a sua sede, em Buffalo, no Estado de Nova Iorque. O negócio estava a crescer rapidamente e os administradores da Larkin necessitavam de um edifício que exponenciasse as oportunidades de sucesso comercial. Integrando a tecnologia mais inovadora de então e inspirando-se nas teorias de gestão da altura, o famosíssimo arquiteto projetou, em 1903, um edifício de tijolo vermelho escuro, com um enorme átrio, onde se dispunham longas secretárias, em open space. À sua volta, sempre visíveis, corriam quatro pisos de corredores e escritórios. Aí trabalhavam 1800 secretárias, escriturários e executivos, com condições de trabalho como nunca se tinham visto até aí, incluindo ar condicionado.
Se bem que bastava o cunho de Lloyd Wright para a obra se destacar, o facto de ter sido desenhada para responder a objetivos comerciais — apoiar a estratégia comercial, integrar processos de trabalho inovadores e transmitir um particular conjunto de valores corporativos — tornou-a particularmente simbólico. Um espaço de trabalho feito à medida das necessidades de uma companhia, que, todavia, não soube adaptar-se à crescente popularidade dos automóveis e ao aparecimento dos grandes espaços comerciais: o negócio das vendas por correio decaiu rapidamente e a empresa acabou por ser liquidada em 1942. O edifício, apesar de icónico, também não sobreviveu e foi demolido em 1950.
Apesar do fim, a Larkin Company foi pioneira a perceber que os espaços de trabalho são, na verdade, uma ferramenta de negócio. Neste século XXI, mais de 100 anos depois da construção da sede da Larkin Company, a ideia de que o ambiente de um escritório ou de um edifício reflete e fortalece os valores centrais de uma empresa, da mesma forma que posiciona as equipas e as funções de acordo com estratégias de negócio (que podem passar por estimular mais comunicação, trabalho em equipa mais eficaz ou exponenciar os momentos de criatividade, com o fim último de aumentar a produtividade), é assumida por praticamente todos — de líderes a colaboradores. Mas ainda são muitas as empresas que não integram o espaço de trabalho na sua estratégia. Diversos estudos mostram que a maioria dos trabalhadores olha para os seus locais de trabalho como um símbolo do valor e do respeito que a entidade empregadora neles reconhece (ou não). Daí que o design da organização também seja tido, cada vez mais, como uma ferramenta instrumental para alimentar os níveis de compromisso dos funcionários para com as suas empresas, além de um fator de atração e retenção de trabalhadores.
Em Portugal, as grandes empresas estão cada vez mais apostadas em construir “casas” mais bonitas e mais funcionais. Veja-se o caso da nova sede da EDP ou das mais recentes instalações do Santander Totta. Multinacionais como a consultora Deloitte pesquisam internacionalmente como são os escritórios do futuro e aplicam esses conceitos nas suas novas instalações. E as start-ups tecnológicas fazem das suas sedes uma montra de atração de talentos internacionais. São essas algumas das histórias que a EXAME conta ao longo destas páginas.
Das gigantes empresas mundiais às jovens e ágeis start-ups, todos estão apostados em fazer das suas empresas sítios mais bonitos para trabalhar. Mas basta isso? Como se mede o impacto da organização do espaço nos resultados de uma companhia? Até hoje, as organizações fizeram da sua arquitetura um exercício de fé e crença, mas baseado em fatores tudo menos espirituais: o preço por metro quadrado.

Dos cubículos aos open spaces

Primeiro, foi a moda dos cubículos, que tomaram conta do mundo corporativo sobretudo a partir da década de 60: a subdivisão geométrica do espaço é uma forma simples e eficiente de organização, além de se tratar de um estrutura padronizada e barata, que pode ser montada e desmontada de acordo com as necessidades de uma empresa e recorrendo a mão-de-obra não qualificada (e em pouco número). De acordo com a Steelcase, empresa de soluções para escritório, no início desta década os cubículos ainda representavam 70% dos espaços de trabalho. Não admira, por isso, que as tiras cómicas do colarinho branco Dilbert, que se digladia diariamente com a burocracia e a ineficiência da organização do espaço de trabalho, continuem a ser tão populares e atuais (são publicadas desde 1989). Mas são os escritórios amplos e abertos que, desde o início deste século, têm vindo a fazer furor. Segundo a teoria vigente, estimulam a comunicação entre os colaboradores e transmitem a ideia de transparência. Mas também são uma solução barata para distribuir as equipas, mais próximas e mais arrumadas.
Deitam-se abaixo cubículos, estudam-se as cores, constroem-se salas de reunião com paredes de vidro, colocam-se sofás. Abrem-se espaços que misturam café e conversas. Colocam-se secretárias rotativas, que se movimentam consoante as necessidades de quem é seu dono. Oferecem-se mesas de reunião altas, para desencorajar os longos e por vezes pouco eficientes encontros de trabalho. Espaços para tocar um instrumento, para dormir, para fazer exercício, para jogar Playstation. Os desenhos são inúmeros e as alternativas imensas — exponenciadas pelas oportunidades que as tecnologias de informação abrem. Mas falta medir o seu impacto.
É sobretudo esse o trabalho que atualmente os psicólogos ambientais estão a fazer. Estudam a forma como o meio envolvente, seja ele natural ou artificial, impacta no comportamento do ser humano. E, não admira, são cada vez mais procurados pelas organizações para arquitetarem os seus espaços de acordo com os objetivos estratégicos pretendidos. Sally Augustin, psicóloga ambiental e responsável pela consultora Design With Science, considera que, finalmente, “as empresas perceberam o valor de terem colaboradores verdadeiramente comprometidos. Esse compromisso é alcançado quando empregadores encorajam determinadas formas de pensamento e comportamento – e o design é uma ferramenta poderosa nesse sentido”. Uma das principais tarefas destes cientistas é perceber como o design afeta o estado de espírito de quem com ele interage. Estados de espírito mais positivos estão ligados a níveis mais altos de compromisso. Por isso, desenhar e organizar para o compromisso é fazer com que esses estados mais positivos sejam mais frequentes e prováveis de acontecer.

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O espaço de trabalho transmite respeito

Segundo a especialista, um espaço transmite respeito pelos trabalhadores quando os apoia nas suas tarefas. E, uma vez que todos querem cumprir bem com as suas funções profissionais, um espaço tem um impacto muito grande na autoperceção de um ser humano: afinal, ninguém quer ser visto como um mau profissional. “Normalmente, falamos com as pessoas que vão trabalhar num determinado espaço sobre as suas tarefas e a forma como precisam de as executar. Frequentemente, o feedback que temos é o de que os espaços construídos não se alinham com as suas necessidades. Muitas das vezes até são bonitos, como aqueles que os executivos viram nas revistas ou nas visitas a outras companhias, mas não cumprem os seus objetivos”, aponta Augustin.
Por isso há cada vez mais experiências que estão a ser realizadas para perceber como os espaços podem estimular as capacidades dos seus intervenientes e, dessa forma, contribuírem mais para os objetivos das empresas. Ben Waber, presidente da Humanyze, uma companhia de análise comportamental, Jennifer Magnolfi, uma consultora de investigação & desenvolvimento que tradicionalmente vem estudando os ambientes de coworking, e Greg Lindsay, jornalista e urbanista, juntaram-se para estudar como o design, em termos de densidade e proximidade entre pessoas, impacta nos negócios. Através da análise a determinados tipos de dados de performance e depois de distribuírem medidores sociométricos (ferramenta analítica que captura informação sobre interação, comunicação e localização para o estudo de interações entre grupos) pelas equipas de trabalhadores de empresas farmacêuticas, finanças, hospitais e tecnológicas, estes estudiosos começaram a descobrir os segredos do bom design e arquitetura de espaços de trabalho.
A principal conclusão a que chegaram é a de que as interações cara a cara são, de longe, a mais importante atividade num escritório. Assim, concordam, a ideia de que os modernos espaços em open space promovem mais encontros entre trabalhadores e exponenciam a comunicação, as ideias e a criatividade não é descabida.

Exponenciar as “colisões”

A pesquisa levada a cabo por Waber, Magnolfi e Lindsay sugere que a criação de colisões (o aumento das probabilidades de encontros, assim como as interações não planeadas entre pessoas, tanto de dentro como de fora da organização) melhora a performance organizacional. Num artigo publicado na Harvard Business Review, os investigadores afirmam que os “espaços podem ser desenhados para produzirem resultados específicos: por exemplo, aumentarem a produtividade de uma equipa que está numa sala e aumentarem a inovação e criatividade noutra, ou ambas no mesmo espaço, mas em alturas diferentes. Combinando estes novos dados com métricas organizacionais, como as vendas totais ou o número de novos produtos lançados no mercado, podemos demonstrar o efeito de um espaço de trabalho e, depois, arranjá-lo de forma a melhorá-lo”. Nesse sentido, uma companhia deve ter em mente, logo à partida, quais os resultados que pretende alcançar: se uma empresa está a tentar inovar, então deve dispor o seu espaço para a exploração, ou seja, o aumento de interações de pessoas de variados grupos sociais (funções, departamentos, categorias). Geralmente, as divisões amplas, abertas e flexíveis servem melhor este objetivo. Se, pelo contrário, a organização pretende melhorar a produtividade de uma equipa, então deve preferir arquiteturas que promovam o compromisso e a interação de pessoas dentro do mesmo grupo social. Neste caso, e porque níveis mais elevados de compromisso são tipicamente alcançados em estações de trabalho mais pequenas e restritas, uma sala que promova o convívio entre a equipa de trabalho pode ser a melhor opção.
Numa farmacêutica, os investigadores distribuíram medidores sociométricos por 50 executivos, responsáveis por um volume de negócios anual de praticamente mil milhões de dólares. A companhia pretendia aumentar as vendas, mas não sabia os comportamentos que iriam estimular o aumento da produtividade. Segundo os dados coligidos no local durante várias semanas, percebeu-se que, quando um comercial aumentava as interações com colegas de outras equipas (ou seja, em contexto de exploração) em cerca de 10%, as suas vendas também aumentavam 10%. A companhia devia organizar-se, assim, de forma a que as suas pessoas de venda colidissem mais vezes com colegas de outras áreas. E qual o segredo? Nada mais prosaico do que o café.
Até então, nas instalações da empresa, as máquinas de café proliferavam: existia uma por cada seis trabalhadores e as mesmas pessoas usavam a mesma máquina todos os dias. Os comerciais só conviviam com comerciais. A organização investiu então na construção de novos espaços de cafetaria, em menor número, mas maiores em dimensão: um para cada 120 trabalhadores. E inaugurou uma grande cafetaria aberta a todos. No primeiro trimestre após a mudança, as vendas aumentaram 20%, praticamente 200 milhões de dólares.
Num outro caso, porém, uma empresa de mobiliário que tinha optado pelo sistema de hot desks (secretárias sem dono, por onde todos, supostamente, rodam) com vista a aumentar as interações entre trabalhadores (subiram 17%). De facto, pessoas de diferentes departamentos passaram a trabalhar lado a lado, mas quase ninguém abandonava a secretária a partir do momento em que lá chegava: como resultado, a comunicação entre equipas acabou por cair para metade, com impacto ao nível da produtividade e das receitas. A solução foi voltar a enquadrar as equipas fomentando o compromisso.

Modelos em teste

Experiências como estas demonstram que o “escritório é mais do que um ativo fixo, é uma ferramenta estratégica para o crescimento”, referem os investigadores. O espaço não é um custo, antes um investimento. E deve ser desenhado à medida, especialmente numa altura em que os fluxos de trabalho passaram para a “nuvem” tecnológica. E são várias as empresas que estão a testar diferentes modelos.
Por exemplo, a Valve Corporation, uma empresa norte-americana de desenvolvimento de videojogos, fomenta o conceito de “escritório em tempo real”, utilizando secretárias com rodas, que podem ser fácil e rapidamente reconfiguradas de acordo com as necessidades de trabalho das equipas, que são variadas e dinâmicas. A operadora de telecomunicações AT&T convida freelancers e start-ups para trabalharem nas suas instalações, lado a lado com os seus engenheiros. Desta forma, estimula a aprendizagem, sendo que este modelo de mix de pessoas de dentro e fora da empresa ajudou a reduzir de três anos para nove meses o tempo necessário para o desenvolvimento de novos produtos.
Noutros casos, há escritórios que são autênticos bairros e que misturam espaços de natureza diversa, incluindo habitação, trabalho, diversão e lazer, como acontece com o projeto 5M, em São Francisco, Califórnia, que está a reabilitar vários
edifícios num bairro da cidade. Inclui, por exemplo, uma incubadora de artes, um espaço de coworking, outro para artesãos e alberga os escritórios da Yahoo. Há ainda as empresas que procuram retirar rendimentos das divisões que menos exploram (como auditórios, átrios de entrada): a Airbnb, em São Francisco, oferece uma das suas salas de reunião gratuitamente a trabalhadores independentes e start-ups (desde que a reservem através da sua plataforma digital). O banco Capital One, por outro lado, optou por lançar a sua própria rede de cafés, influenciado pela fórmula de sucesso do Starbucks (que se assumiu como o local de trabalho de muitos dos empreendedores de sucesso de hoje), onde os seus trabalhadores podem trabalhar e interagir com os clientes, que também podem usar a cafetaria para trabalhar. Há ainda espaços de coworking que ligam pessoas de diferentes empresas e que desempenham o mesmo tipo de funções ou que podem ser complementares às suas atividades.

Coworking em expansão

A linha que une todos estes espaços é o contacto humano que promovem, mesmo que sejam altamente tecnológicos e digitais. É certo que os e-mails, a transferência de ficheiros e as salas de conversação online (chat rooms) são, nos dias que correm, tão importantes quanto os encontros com os colegas nos corredores ou na cafetaria, mas, no entanto, não os substituem. Daí o sucesso que os espaços de coworking têm para trabalhadores do conhecimento, que querem evitar a rigidez corporativa ou contornar a solidão dos seus escritórios domésticos. Estes locais de trabalho reproduzem a comunidade, a interação social, o ambiente e as oportunidades de aprendizagem e parceria que normalmente ocorrem diariamente nas empresas.
Primeiro, começaram de forma espontânea, juntando um número pequeno de pessoas, unidas pela vontade de trabalhar com companhia. Contudo, o aparecimento de novas formas de trabalho, que não incluem o habitual relacionamento contratual com as empresas, estimularam o aumento exponencial destes espaços. De coworkings, muitos evoluíram para incubadoras de start-ups. Tal como os edifícios das empresas começaram a ter de ser mais organizados. À medida que estes locais de trabalho partilhados crescem, precisam, tal como as organizações, de estimular o compromisso entre os seus membros: daí muitos destes coworkings terem hoje, por exemplo, salas de reunião e divisões de trabalho.
Nesta era do trabalho digital e dos trabalhadores remotos, uma coisa é certa: os escritórios não irão desaparecer no futuro. A expansão destes espaços de trabalho partilhados assim o comprova. De acordo com as previsões da Deskmag, uma revista online dedicada ao coworking e que todos os anos publica estatísticas sobre o tema (Global Coworking Survey), até ao final de 2017 1,2 milhões de pessoas irão trabalhar em espaços de trabalho partilhados. No final do ano passado, eram 10 mil este tipo de estruturas em todo o mundo; no final deste ano, deverão ser 14 mil. E dois em cada três dos atuais coworkings irá expandir-se em área, para albergar mais membros (é reconhecido que o trabalho em comunidade é mais criativo e remunera mais). Ou seja, melhoram a sua performance. Segundo o inquérito da Deskmag, 61% dos membros dos coworkings antecipam o crescimento dos rendimentos (61%), mais trabalho ou aumento de encomendas (61%) e mais contactos (73%).

Pequenas mudanças

Em média, cada coworking alberga cerca de 129 trabalhadores, um número que tem vindo a crescer ano após ano. Tal como as empresas, estes espaços enfrentam o mesmo problema: numa altura em que se privilegia a transparência e a amplitude de espaço, há cada vez mais pessoas a perguntarem-se onde fica a sua privacidade e a queixarem-se porque não se conseguem concentrar no meio do caos. Aliás, várias pesquisas demonstram, consistentemente, que a colaboração construtiva no trabalho não aumenta quando os ambientes de trabalho se tornam mais abertos. Daí que os especialistas aconselhem (e são cada vez mais as organizações que seguem as recomendações) um mix de divisões: salas de trabalho abertas e pequenos espaços, mais recatados, onde os trabalhadores se possam recolher para pensar ou simplesmente fazer uma chamada telefónica pessoal (podem ser divididos por plantas ou por vidros, não necessariamente por paredes). Idealmente, devem ser um pouco mais altos e mais escuros do que a área envolvente. Ao mesmo tempo, é de evitar lugares à secretária com as costas expostas, para não dar azo a sentimentos de vulnerabilidade e falta de privacidade.
Além da arquitetura, o poder das cores também não deve ser subestimado. Para tarefas que requerem um grande esforço mental, os espaços devem ser relaxantes, e por isso as cores pouco saturadas, coordenadas e relativamente claras. Para funções mais simples, locais mais energizadores são importantes, com cores e padrões, sem grande rigidez e com vários objetos decorativos. Às vezes, não é preciso gastar muito para mudar o espaço: pequenas alterações estratégicas podem ajudar uma equipa a trabalhar melhor. Basta um design honesto.

O design que vamos ver em 2017

• Mais mentalidade coworking

A iniciativa empreendedora recente tem criado uma cultura start-up que não só tem promovido o aumento dos espaços de trabalho partilhados, como também tem levado as empresas a criarem divisões amplas para a interação dos seus trabalhadores com equipas de outros departamentos, clientes, concorrentes. Afinal, o coworking não tem de ser apenas para os trabalhadores independentes, mas também para os empregados por conta de outrem que querem estar mais expostos a novas experiências e contactos mais criativos.

• Espaços mais recatados e pessoais

Os cubículos eram maus, mas o open space também não é perfeito. Parece ser esta a perceção de uma cada vez maior fatia de trabalhadores, que se afligem com a falta de privacidade em salas enormes. Nos próximos tempos haverá designs mais modulares nas empresas, desenhados para oferecer alguma paz e recato a quem pretenda concentrar-se, pensar ou fazer uma chamada pessoal.

• Regresso a um estilo vintage

Se nas casas e nos cafés a tendência, nos últimos anos, tem sido regressar a objetos antigos e diferenciados, já nos espaços de trabalho têm sido as linhas claras e limpas, mais ou menos rígidas, a imperar. O branco, o preto, as madeiras e os vidros têm sido a regra. Mas isso está a mudar: veremos mais mobiliário sofisticado e diferenciado. A geração millennial está a crescer e quer trabalhar em ambientes mais elegantes, com tons quentes e materiais atrativos: um estilo vintage aliado à tecnologia intuitiva e com alguns apontamentos industriais.

• Luz mais quente, mais direcionada

A primeira coisa que notamos num escritório é a luz (normalmente, a falta dela ou a sua desadequação). A iluminação é uma das principais preocupações dos designers atuais. Luzes mais quentes, mais focadas no detalhe e nas pessoas irão substituir os tons mais brancos e pouco pessoais que agora imperam.

DELOITTE

O The Hall, o grande e verde átrio de entrada, é o cartão-de-visita da consultora que se mudou para o novo edifício, o Deloitte Hub, na Avenida Engenheiro Duarte Pacheco, em Lisboa, no final de 2015. Aí, consultores encontram-se com colegas e com clientes de forma mais informal, dando o mote a uma arquitetura de espaços “pensada para ser colaborativa” e desenhada para “estimular a criatividade e as competências das pessoas”, diz Jorge Marrão, partner da Deloitte. Os consultores cruzam-se mais, estão mais perto uns dos outros, “o que resulta numa maior partilha e transferência de oportunidades. As pessoas veem muito mais negócio a acontecer”. O open space (para mil pessoas) é intercalado por mais de 120 salas de reunião, algumas cafetarias (que também servem de locais de trabalho) e pelos partners lounges, que substituem os antigos gabinetes individuais. O espaço democratizou-se e ficou mais amigo do ambiente: a integração das novas tecnologias permitiu reduzir drasticamente a utilização de papel.

SECOND HOME

Este não é um simples espaço de coworking; é antes “um acelerador criativo”, como gosta de sublinhar Rohan Silva, o empreendedor e antigo conselheiro de David Cameron que lançou a Second Home em Lisboa, depois do primeiro espaço ter sido inaugurado em Londres. Num enorme open space, num dos pisos do Mercado da Ribeira, um trabalhador independente pode trabalhar ao lado de uma empresa (como a equipa de 18 pessoas da Volkswagen Financial Services). São mais de 250 os profissionais em regime de residência diária na Second Home (com posto fixo), fora as várias dezenas de “intermitentes”. Quem aqui trabalha destaca, sobretudo, os benefícios da “mistura” criativa de profissionais, que 
gera oportunidades de negócio. Apesar da massa humana, a tranquilidade destaca-se, muito graças às centenas de plantas que povoam o espaço, servindo de parede e de divisão de espaços de trabalho. É o design com base na biofilia (a necessidade de o homem estar em contacto com a Natureza): além de ajudarem a um ambiente calmo, as plantas produzem mais oxigénio e absorvem ruído.

UNIPLACES

Para crescer, uma start-up precisa de atrair o melhor talento, incluindo quem trabalha nos gigantes Facebook e Google, duas das melhores empresas para trabalhar no mundo. Mas a Uniplaces, plataforma online de alojamento de universitários, já o fez. Além de “pagar acima da média”, como avança João Costa, responsável pela área de talento, a empresa oferece uma infraestrutura capaz de competir com os gigantes internacionais: na estação do Rossio, em Lisboa, há um jardim vertical, redes suspensas onde os 133 trabalhadores (45% estrangeiros) podem descomprimir, reunir ou até trabalhar — procurando introduzir mais recato nos open spaces. “O open space em dois pisos ajuda na comunicação e na criatividade.” As diversas salas de reunião (em módulos ou envidraçadas) são os espaços privilegiados para ocasiões mais pessoais.

OLX GROUP

É o exemplo de uma empresa que está a passar por uma remodelação. O grupo de classificados online divide-se atualmente por dois edifícios, frente a frente, na Avenida Duque de Ávila. Num deles, as instalações são mais datadas, distribuídas por antigos pisos habitacionais. Mas a empresa tem feito o possível para abrir espaços e colocar as equipas em comunicação. Além de salas em open space (foto à esq.), as salas de convívio (pode descer-se até à principal por um escorrega) promovem o contacto entre os quase 200 colaboradores. Mas é no outro edifício (foto à dir.), em dois pisos, que a revolução do design está a acontecer: a luz natural impera e, apesar dos amplos escritórios, há salas de reunião que oferecem mais privacidade, assim como cabinas de trabalho individuais envidraçadas.

Este artigo é parte integrante da Exame de abril de 2017