Reunião mais logo às 15 horas. O papel e a caneta deixaram de ser os acessórios imprescindíveis num encontro de colegas e chefias. Mas quem não leva o seu smartphone, o seu tablet ou o seu portátil para uma reunião que atire a primeira pedra. É ali que estão guardadas as notas, os posts nas redes sociais, as páginas de sites e os e-mails que nos inspiram, que nos dão ideias e atrás dos quais nos escondemos, por vezes, sem olhar nos olhos quem nos rodeia. Mesmo dentro de uma sala de reuniões a disponibilidade é total, ninguém quer perder um e-mail ou uma chamada importante. O telemóvel pode tocar silencioso e a resposta segue por SMS, os e-mails respondem-se sem fazer grande alarido e o perfil de Facebook ou Instagram está sempre atualizado. A atenção está dispersa numa dezena de focos, mas será que fazemos algumas das coisas com qualidade ou estamos a perder tempo duplamente? Ao trabalharmos no computador durante uma reunião, frequentemente, deixamos de ouvir o que os outros dizem, pedimos para repetirem as perguntas ou abordamos tópicos que já foram discutidos, fazendo com que a reunião se prolongue desnecessariamente.
Ser multitasking, estando disponível para realizar várias tarefas ao mesmo tempo, não traz assim tantos benefícios. Provavelmente, nenhuma das ações será bem executada. De acordo com algumas pesquisas, realizar múltiplas tarefas, em simultâneo, compromete mesmo a produtividade. Só a presença de um smartphone é logo uma distração, segundo Adrian Ward, professor assistente do departamento de marketing da Universidade do Texas, em Austin. “O processo de desligá-lo retira-nos os recursos cognitivos para tentar prestar atenção noutra coisa. Aprendemos melhor sem tecnologia”, explica à CNN.
Além disso, olhar para um ecrã significa que não se mantém contacto visual, e a linguagem corporal torna-se um pouco desconcertante quando uma pessoa está debruçada sobre um desses dispositivos.
“É uma barreira e não se sabe realmente o que a pessoa está a fazer”, diz Barbara Pachter, autora do livro The Essentials of Business Etiquette. É por isso que algumas empresas começam agora a eliminar por completo a distração digital, banindo a tecnologia nas reuniões.
Sem laptops e sem telemóveis, somos apenas nós, os outros e o tempo. Se as pessoas não estiverem distraídas, as reuniões tornam-se mais curtas, mais eficazes e produtivas. Os trabalhadores da empresa americana de media empresarial Skift, fornecedora de serviços de notícias, pesquisa e marketing para o setor de viagens, geralmente, não podem levar os seus gadgets para as reuniões. “Quando estão a olhar para os laptops, ou pior ainda, para os telemóveis, parece desrespeitoso e pode impedir um rápido fim da reunião”, analisa Rafat Ali, CEO da empresa.
A ausência de tecnologia aumenta a comunicação nas reuniões, de acordo com Rafat Ali. “Temos de proporcionar um ambiente em que as pessoas se sintam livres para falar. Se não existirem regras sobre a tecnologia, as pessoas escondem-se atrás dela.”
Na Skift também existem diretrizes quando se trata de cumprir limites de tempo. As reuniões individuais internas não podem durar mais do que dez minutos, enquanto as reuniões da equipa não podem ultrapassar os 25 minutos. Aos funcionários também lhes é pedido que evitem ficar sentados mais de uma hora por dia em reuniões.
Também na empresa de hipotecas United Shore, os funcionários não podem levar laptops ou telefones para reuniões. “Se conseguirmos fazer o que costumava ser uma reunião de uma hora demoramos 30 minutos, isso significa que os funcionários podem fazer outra coisa e isso torna-nos mais produtivos”, explica Mat Ishbia, presidente e CEO da United Shore. Fazer uma pausa das reuniões também pode ser útil e revigorante. É à quinta-feira que Mat Ishbia mais trabalho faz. “Caminho, falo com as pessoas, ouço ideias e desafios e isso é um grande dia para mim. Aguardo ansiosamente por isso todas as semanas.”
