A Staples e a KPMG Portugal conseguiram reduzir em 88% e 35%, respetivamente, os seus custos energéticos através dos serviços geridos de impressão da HP (Managed Printed Services – MPS) e, em conjunto, salvaram quase 2800 árvores graças à redução na utilização de papel. Resultados que espelham a preocupação de ambas as organizações com a sustentabilidade e o ambiente, mas também com a eficiência na gestão dos seus ativos.
Os HP MPS protegem o parque de impressão das empresas de qualquer dimensão, e disponibilizam a informação de que necessita para reduzir os custos e melhorar a produtividade, através de processos simplificados e ambientes de impressão otimizados, que contribuem também para as metas de sustentabilidade de cada organização. Outra vantagem dos serviços geridos de impressão é a despreocupação e a possibilidade de as empresas estarem focadas nos seus negócios, sabendo que a segurança dos seus equipamentos e redes também está garantida.
Atualmente, e mais ainda desde que o trabalho remoto ganhou maiores proporções, o perigo de ter impressoras ligadas a redes desprotegidas são evidentes. Segundo um inquérito a mais de 2000 profissionais de segurança de IT a nível mundial, levado a cabo pelo Ponemon Institute, 60% dos inquiridos acredita na probabilidade da sua organização já ter sofrido uma violação de dados através de uma impressora ligada à rede.
No mesmo inquérito, a maioria acredita que uma ocorrência deste tipo possa acontecer ao longo dos próximos 12 meses, mas apenas 34% dos inquiridos afirmaram que a sua empresa dispunha de um processo para restringir o acesso a impressoras de alto risco, incluindo documentos impressos. Estas lacunas de segurança podem deixar as pequenas e médias empresas particularmente vulneráveis a ataques que, no melhor dos casos, são dispendiosos e, no pior, devastadores.
Avaliação de vulnerabilidades é o primeiro passo
Tecnologia obsoleta, ambientes de impressão não geridos e com fornecedores heterogéneos, e falha na implementação correta de controlos de segurança são as principais vulnerabilidades detetadas nas empresas. E é, precisamente, para conhecer estas lacunas e avaliar o seu impacto, que a HP recomenda uma avaliação de vulnerabilidades antes de avançar para uma solução de serviços geridos de impressão.
Visibilidade, rastreabilidade e responsabilização são outros fatores importantes na definição de uma estratégia de impressão inteligente. Tal como acontece nos computadores, com uma estratégia bem definida, as impressoras são bloqueadas e os privilégios administrativos limitados. Em simultâneo, são implementadas diretrizes para nome de utilizador e palavra-passe, assim como monitorização. Com este modelo, a gestão tem a possibilidade de saber quem imprime o quê, em que momentos, de forma a garantir uma maior responsabilidade de utilização por parte de todos. Segundo um estudo da HP, cada impressora possui, em média, seis utilizadores, o que significa que, em caso de vulnerabilidade, serão sempre expostos, pelo menos estes utilizadores.
Com os serviços geridos de impressão, as empresas deixam de ter que preocupar-se com as vulnerabilidades do seu parque de impressoras, tendo sempre garantidos os serviços de atualização frequente de firmware, redução da administração na infraestrutura de impressão, atualização das bases de dados de impressão, de edições expresso (Express) para edições empresariais (Enterprise), e implementação de processos e documentação para manter a segurança constante e mensurável.
Com todo o processo de impressão mais organizado e eficiente, a produtividade é uma consequência direta, assim como as metas de sustentabilidade. Reduzir, reutilizar e reciclar são, para a HP, os ‘R’ fundamentais para melhorar os indicadores de sustentabilidade, positivos para o ambiente, mas também para reduzir custos na organização. O Programa HP Planet Partner assegura a certificação de neutralidade carbónica nos contratos de impressão e materializa a estratégia da HP que tem por missão ser a tecnológica mais sustentável do mundo até 2030.
