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Sandra Duarte Tavares

Sandra Duarte Tavares

LINGUÍSTICA PORTUGUESA

Como escrever um e-mail eficaz?

D.R.

Certamente já se deu conta que escrever bem não é uma tarefa fácil. Partilho consigo algumas dicas que poderão ajudá-lo a escrever um dos documentos que mais usamos no nosso dia a dia: o e-mail. Como escrever um e-mail objetivo, claro, sem erros e que cause um impacto positivo no nosso interlocutor?

1. Defina o seu destinatário

Para quem vai escrever? Esta é a pergunta central à qual deve responder antes de começar. É em função de quem nos lê que escolhemos as formas de saudação e despedida adequadas, o registo linguístico apropriado, bem como as palavras certas com vista a alcançarmos o nosso objetivo comunicativo. Porque escrevemos sempre com um propósito, certo? Conhecer o nosso interlocutor, os seus interesses e preferências é, portanto, o primeiro passo para escrevermos um e-mail eficaz.

Muitos e-mails estão, logo à partida, condenados ao fracasso porque deixamos a tinta correr ao sabor da emoção (e da pressa…) e esquecemo-nos de um aspeto essencial: escrever para um colega não é o mesmo que escrever para o nosso chefe, nem para alguém que não conhecemos.

Escrevemos para quem nos lê e é isso que temos de ter sempre em conta.

2. Escolha a fórmula de saudação adequada

Se escrever para um interlocutor que conhece, mas com quem não tem confiança nem intimidade, poderá usar as fórmulas “Prezado, Estimado ou Caro”. Se, pelo contrário, conhece bem a pessoa para quem escreve, poderá saudá-la com um caloroso “Bom dia, como está?”. Não se esqueça de que, a seguir a qualquer fórmula de tratamento, é sempre delicado escrever o primeiro nome e o apelido da pessoa.

Se não conhece a pessoa para quem está a escrever, então opte pela fórmula de saudação mais formal “Ex.mo Senhor”, associada ou não a um título académico ou honorífico.

Quer se opte por um tratamento mais formal ou menos formal, todos nós gostamos de ser tratados pelo nosso nome. Estou certa?

3. Diga muito em poucas palavras

Um e-mail eficaz é aquele que consegue captar a atenção do leitor logo no primeiro parágrafo. Portanto, nunca comece o seu texto contando a história emblemática da sua marca ou empresa, ou as conquistas dos anos anteriores, pois arrisca-se a ser ignorado. Toda a gente que recebe um e-mail quer ser informada sobre o teor do mesmo, logo nas primeiras linhas, satisfazendo a curiosidade sobre duas perguntas centrais: “o quê” e “para quê?”. Portanto, vá direto ao assunto e deixe-se de suspense.

Outro conselho precioso: siga à risca a velha máxima “menos é mais”: poucas palavras, simples e reconhecidas por todos, frases curtas, texto breve e conciso. Conseguirá um maior impacto com o seu e-mail se respeitar esta máxima. Textos longos e demasiado palavrosos são a desculpa perfeita para o leitor desistir da leitura.

4. Faça uma revisão atenta do e-mail antes de o enviar

Pode até escrever o seu e-mail a contrarrelógio, desculpando-se com a falta de tempo ou, pelo contrário, orgulhando-se das suas competências de escrita; mas siga este conselho: não ceda à tentação de clicar na tecla “enviar” sem antes reler tudo com olho clínico. Uma revisão atenta do que escreveu tem um objetivo precioso: mostrar ao leitor que teve cuidado e esmero na composição do seu e-mail. Ele sentir-se-á honrado, acredite!

Um e-mail sem gralhas, sem erros ortográficos, gramaticais, de pontuação e com uma imagem global impecável revela bons atributos sobre quem o escreveu e também sobre a instituição ou a empresa que representa.

Se queremos passar uma imagem altamente positiva ao nosso interlocutor, o nosso e-mail deve espelhar um elevado padrão de excelência para conseguirmos os resultados que desejamos!


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Sandra Duarte Tavares

Sandra Duarte Tavares

LINGUÍSTICA PORTUGUESA

Sandra Duarte Tavares é mestre em Linguística Portuguesa pela Faculdade de Letras de Lisboa e professora no Instituto Superior de Comunicação Empresarial (ISCEM). É colaboradora da RTP em programas televisivos e radiofónicos sobre Língua Portuguesa e autora de 10 livros técnicos sobre Língua Portuguesa e Comunicação. Conta ainda com 10 anos de experiência como consultora linguística e formadora de Comunicação para Executivos, nas áreas de Effective Communication, Business Writing e Public Speaking.