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Se não gerir a sua agenda, outros o farão por si!

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Aida Chamiça

O tempo não pode ser totalmente controlado, porque haverá sempre imponderáveis. Mas os seus níveis de energia podem!

Durante o dia, a produtividade de cada pessoa está sujeita a oscilações. Durante o período de baixa de produtividade está-se a trabalhar contra o ritmo biológico: maior esforço e desgaste para conseguir os mesmos resultados.

Regra geral o ponto máximo de produtividade é alcançado durante a manhã (este nível já não é alcançado durante nenhum outro momento do dia).

A seguir ao almoço verifica-se uma baixa natural de produtividade (o processo digestivo estará a consumir uma boa parte da energia). Passada essa quebra, os níveis de produtividade tendem a ir em crescendo até quase no final do dia.

A partir daí a curva de produção regista uma queda contínua, atingindo algumas horas depois da meia-noite o seu ponto mais baixo.

Há pessoas que têm um padrão de produtividade mais menos comum, tendo uma maior produtividade à tarde ou mesmo no final do dia / noite. O segredo está em conhecer bem o seu biorritmo e reservar as tarefas de maior complexidade para os momentos em que os seus níveis de produtividade produzem resultados mais otimizados. Há aplicações para smartphones que o podem ajudar a conhecer com maior rigor esta informação.

Uma vez conhecendo a sua curva de produtividade, podemos passar à etapa seguinte: estabelecer prioridades. Se não o fizer, andará ao ritmo das urgências que vão surgindo, correndo o risco de nunca ter tempo para o que é realmente importante, com todas as implicações que daí decorrem.

Apresentamos de seguida uma estrutura simples que o ajudará a tipificar as tarefas e a tomar as ações que as melhores práticas recomendam:

As prioridades estão claras mas pode ainda analisar, na lista abaixo, alguns fatores que lhe possam estar a consumir demasiada energia e recursos e a forma de os endereçar:

Falta de organização - decida que quer ser organizado e autodiscipline-se. Se é realmente importante para si, tome a decisão e mantenha-se determinado em mantê-la. Esteja vigilante a distrações, antigos padrões e mecanismos de auto-sabotagem. Lembre-se das razões que o levarão a tomar esta decisão e não se desvie deste caminho que escolheu. Precisará de uma grande dose de determinação e esforço inicial. A boa notícia é que os processos e hábitos que adotar se tornarão, ao final de um tempo (entre 1 a 3 meses de prática consistente e sem quebras de padrão) em comportamentos automáticos.

Falta de planeamento - planeie o dia antes de começar e deixe o trabalho organizado para o dia seguinte, antes de sair. Defina rotinas de atualização e revisão do planeamento. Tenha em conta o padrão de trabalho. Há funções em que é preciso contar com 10 a 20% de imponderáveis, outras em que é preciso contar com uma margem superior. Pode por exemplo bloquear na sua agenda tempo para “preparação e organização” como faz com qualquer outro compromisso. Assim, ao agendar reuniões e outras tarefas, manterá sempre uma margem para imprevistos, nos slots de tempo que marcou consigo próprio.

Dificuldade em dizer não – esta dificuldade é uma das razões mais frequentes para viver num caos, sempre com a sensação de estar em falta. Não recomendamos aqui que diga não só porque sim, ou se torne num daqueles profissionais que faz parte do problema em vez da solução. O que queremos dizer é que se não sinalizar os limites do que pode fazer, os outros agirão como se o seu tempo e recursos fossem ilimitados. E pior, ao aceitar compromissos que não vai conseguir cumprir, acabará por não dar resposta aos pedidos com que se comprometeu, colocando em risco a sua credibilidade e causando um problema ainda maior a quem estava a confiar na sua palavra. Escute o pedido, sem criar expectativas no interlocutor. Autorize-se a ter tempo para analisar o que lhe é possível fazer e em que prazo. Se puder dizer sim, diga-o. Se não lhe for possível, seja claro sobre isso, sem ser desagradável nem entrar num rol de desculpas. Assim o seu interlocutor terá possibilidade de procurar outras alternativas ou, se não existirem, flexibilizar o pedido e estar consciente dos riscos de derrapagem.

Interrupções frequentes - se está muito exposto a interrupções, tenha isso em conta no seu planeamento. Se as interrupções tendem a “entrar pelo seu espaço de trabalho” receba a pessoa de pé. Outra alternativa ainda melhor é sugerir que a conversa decorra no espaço da outra pessoa. Assim poderá sair logo que o assunto tiver sido tratado, e evitar o embaraço de ter de convidar o outro a retirar-se. Pode ainda estabelecer regras simples: responde a pedidos de ajuda no final do dia, ou noutro slot de tempo mais adequado para si e para os outros. Numa fase inicial, terá de comunicar esta nova regra e ser coerente com ela. De outra forma, ninguém o levará a sério e cada exceção que aceite é um sinal de que a regra pode ser quebrada.

Reuniões pouco produtivas - comece a horas, mantenha as intervenções dentro da agenda (remeta para outros fóruns quando adequado), acorde regras de comunicação e eficiência (não repetir o que foi já dito; posições claras com votação de braço no ar; objetividade e síntese nas intervenções; temas insuficientemente preparados ou fundamentados, são remetidos para a reunião seguinte;...). Feche os temas com decisões rápidas, desencorajando comentários e considerações que atrasam os trabalhos e não trazem nada de substancial para os temas.

Utilização ineficiente do mail – Coloque sempre o assunto da mensagem. Ajudará a salvar tempo a quem vai ler e terá ganhos significativos quando quiser procurar por assunto. Não envolva quem não está diretamente implicado no tema. Seja breve e estruture a informação por tópicos. Programe o seu mail com filtros / encaminhamento de mails para diferentes pastas. Se o assunto for complexo, opte por telefonar ou por uma breve reunião.

Uma melhor gestão de tempo pode aumentar os seus níveis de realização profissionais e um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Uma mudança de padrão requer, nos primeiros tempos, disciplina, determinação e muita força de vontade.

Pode ser uma boa ideia fazer uma lista de todos os benefícios que vai apreciar quando tiver calibrado os seus padrões de gestão de tempo e relê-la de tempos a tempos, para manter o entusiamo e a determinação.

Começar é simples. O segredo é manter o foco e a determinação!

Aida Chamiça

Aida Chamiça

COACHING

Coach de Executivos e Equipas de Alta Gestão, formada pelo College of Executive Coaching (EUA), desenvolve a sua atividade profissional no mundo corporativo (empresas multinacionais e algumas empresas nacionais). Foi a primeira portuguesa a obter o nível de certificação MCC (Master Certifed Coach) pela Federação Internacional de Coaching (há apenas 600 MCC no mundo inteiro). Professora Convidada na Universidade Nova – IMS. Co-autora do livro: “Coaching: Ir mais longe cá dentro”. Entrevistada para o livro “Revelez vos talents” de Christopher James et al., publicado pela Librairie Social RH. Foi Senior Manager na Accenture até 2003. Trabalha desde 1992 na área de desenvolvimento de líderes. Website: www.aidachamica.com