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As 7 piores gaffes que pode cometer ao enviar um e-mail (e como remediá-las)

Sociedade

Nicholas Kamm / GettyImages

Um e-mail para a pessoa errada, um erro ortográfico tão grave que pensou nem obter resposta... São situações altamente embaraçosas, mas há forma de as contornar

Um pequeno erro pode passar despercebido, mas quando envia um e-mail pormenorizado sobre a situação frágil pela qual está a passar para toda a sua lista de contactos, quando era dirigido apenas à sua psicóloga... talvez se torne um pouco mais que embaraçoso.

As gaffes cometidas por e-mail podem ser tão constrangedoras quanto prejudiciais. Mas há maneiras de remediar a situação. O Business Insider pediu a profissionais de Recursos Humanos que listassem os piores erros a que já tinham assistido e sugestões sobre como remediá-los.

1 – Sem querer, fazer um "reply to all" ("responder a todos")

Queria apenas responder à pessoa que lhe enviou um e-mail, mas, quando dá por isso, enviou a resposta para toda a lista de contactos. Embora possa ser muito aborrecido, sobretudo se estivermos a falar de muitas pessoas, a situação resolve-se com um segundo e-mail, breve, a explicar que não pretendia enviar para todos.

2 – Escrever o nome errado

Este é pior e pode ser muito prejudicial, por passar uma imagem de um certo desleixo. Emily Gorton, da Powder Byrne, uma agência de viagens, afirma que não há desculpas para este erro, sobretudo quando o nome da pessoa foi referido anteriormente: "Para mim, mostra falta de interesse e atenção aos detalhes e que pode ser um impedimento para fazer um negócio". "Pode mudar significativamente a minha opinião sobre a pessoa", acrescenta.

O melhor que pode fazer para contornar esta situação é enviar outro e-mail, o mais rapidamente possível, a apresentar o seu pedido de desculpas.

3 – Carregar no "enviar" demasiado cedo

Já aconteceu a quase toda a gente, mas se, algumas vezes, é claro para o destinatário que foi um engano, outras pode simplesmente parecer... idiota. Nigel Parslow, diretor de uma agência de recrutamento, acredita que este tipo de gaffe resulta quase sempre de estar à pressa ou a escrever no telemóvel, por exemplo. O melhor, por isso, é escrever o e-mail com calma e esperar para rever os detalhes antes de enviar. Mais uma dica: coloque-se a si próprio como único destinário até ter a certeza que está pronto para enviar.

4 - Uma palavra autocorrigida... mal corrigida

Muitas vezes enviar e-mails através do telemóvel é a solução mais prática, mas o autocorretor pode ser traiçoeiro e alterar a palavra para algo sem sentido ou mesmo embaraçoso.

Nestes casos, deve reenviar o e-mail com as correções necessárias e pedir desculpa pelo equívoco.

"Numa perspetiva de recrutamento [profissional], eu diria aos candidatos para não enviarem e-mails dos telemóveis", refere Gorton, acrescentando que enviar um e-mail sem verificar a ortografia, gramática e autocorreções revela falta de atenção aos detalhes.

5 - Foi mal interpretado acidentalmente

Este erro é frequente e pode ser evitado se tomar atenção ao que escreveu. Para isso, sugere-se que leia sempre o texto duas vezes antes de o enviar, tentando perceber como poderá ser interpretado. "Se sabe que um e-mail dessa natureza foi inadvertidamente enviado, é sempre melhor corrigir e pedir desculpas", aconselha Nigel Parslow.

6 – Enviou um beijo ao seu chefe

Esta situação depende do ambiente em que trabalha e da relação que tem com os seus superiores. No entanto, é melhor não arriscar em cumprimentos informais, que podem ser interpretados como demasiado descontraídos para contextos de trabalho.

Um artigo publicado no The Telegraph sugere duas soluções: rir do assunto ou fingir que nunca aconteceu.

7 - Anexar o ficheiro errado

Se já cometeu este lapso, certamente não foi o único. Em 2015, acidentalmente uma mulher enviou a um potencial futuro chefe uma receita de Jamie Oliver em vez de seu currículo.

Lidar com este problema pode depender do que foi enviado - há documentos que, uma vez enviados por engano, são esquecidos rapidamente, mas outros podem ficar na memória pelas piores razões. Um pedido de desculpas pela mesma via pode chegar, mas, se o engano foi mesmo grave, o melhor pode ser um telefonema imediato.